Los documentos electrónicos con función de original se gestionan normalmente mediante sistemas de anotaciones en cuenta que permiten la desmaterialización de documentos convencionales con usos especiales en la legislación, como los títulos valores y los títulos cambiarios.
En ocasiones esos documentos incluyen firmas electrónicas con ciertas atribuciones a los firmantes, como la posibilidad de transferir la propiedad de documento y sus derechos asociados a otra persona o entidad, lo que frecuentemente denominamos «endosabilidad«.
Los sistemas de custodia digital segura pueden gestionar estos documentos, y facilitan su acceso mediante sistemas orientados solo a la preservación (como una caja fuerte digital en el que el destinatario de los documentos tiene acceso a todos ellos con varios criterios de búsqueda) o la prueba frente a terceros (con códigos seguros de verificación que dan lugar a documentos híbridos, válidos en formato electrónico o impresos), por la posibilidad de ser cotejados accediendo al punto de consulta de referencia (sede electrónica).
A lo largo de los años la conveniencia de preservar los registros ha dado lugar a normas que indican qué características deben cumplir y servicios de confianza digital que ya implementan los requisitos técnicos y legales para facilitar su valor probatorio.
Entre las normas a considerar, cabe citar las siguientes:
- DoD Standard 5015.02 – Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications
- BS 10008 – Evidential Weight and Legal Admissibility of Electronic Information
- ETSI TS 102 573 V2.1.1 (2012-04). Electronic Signatures and Infrastructures (ESI);. Policy requirements for trust service providers signing and/or storing data
- ETSI TS 101 533-1 V1.2.1 (2011-12). Electronic Signatures and Infrastructures (ESI);
Data Preservation Systems Security; Part 1: Requirements for Implementation and Management - MoReq -Model Requirements for the Management of Electronic Records
Varios sistemas se han anunciado para dar cobertura a este tipo de requisitos:
- Cartulario – EADTrust – European Agency of Digital Trust
- Archivo seguro – Metaposta
- iARXIU CatCert – Consorci Administració Oberta de Catalunya
- Servicios de Custodia de Documentos de la FNMT
- Servicio de Archivado de Larga Duración de Tractis (clausurado)
En el futuro, los servicios de custodia cualificados y no cualificados de eIDAS centrados en la preservación de documentos firmados y sellados electrónicamente cobrarán un nuevo impulso.
Eso sin contar con las propiedades de preservación de Blockchain, que en la actualidad empiezan a evaluarse ante la posibilidad de que puedan emplearse más allá del limbo legal de las ciberdivisas.
En el año 1999 participé en FESTE, Fundación para el Estudio de la Seguridad de las Telecomunicaciones, en el diseño de los primeros esbozos de lo que algo después fue un proyecto pionero de gestión digital de endosos de títulos cambiarios.
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